seg, 09 de outubro

6 dicas para combater a improdutividade

Você já se deparou com a situação de ter que ir a uma reunião em meio a entrega de um projeto importante, e na qual você não via necessidade de participar? E aquela enxurrada de e-mails que recebe todos os dias?

Reuniões muito longas ou desnecessárias aliadas ao excesso de e-mails ou mensagens instantâneas são alguns dos entraves para que as empresas aproveitem melhor o seu tempo e os talentos da organização.

No entanto, às vezes o sapato aperta por nossa própria causa. Nem sempre o líder ou o funcionário tem autonomia para algumas decisões que poderiam mudar a cultura de toda uma organização. Mas, iniciar a mudança dentro de casa já é um passo importante que pode ajudar muito a reverter a situação. Pensar em como melhorar o seu tempo e o dos outros é algo que está ao alcance de qualquer um.

Confira 6 dicas do que você pode fazer já para combater a improdutividade

:: Identifique o que rouba o seu tempo. São reuniões, processos, são e-mails a todo momento? Esse é o primeiro passo a ser seguido, pois cada função tem uma resposta e, portanto, uma solução diferente. Reflita sobre o que você pode eliminar ou melhorar.

:: Crie práticas para reduzir o tempo gasto com e-mails e mensagens no dia a dia. É importante reservar um momento do dia para ler todas as mensagens de uma só vez. Isso vai ajudar bastante, mas não resolve totalmente. Também, é necessário organizar seus e-mails: responda o que puder nesse momento, apague ou classifique-os para acompanhamento, follow up… Dessa forma, você não terá de ler tudo de novo quando for atuar no assunto. E evite usar o celular para dar respostas! Apesar de prático, você tende a não escrever direito e pode perder o controle do que respondeu e se desorganizar mais ainda.

Além disso, tente reduzir a quantidade de pessoas copiadas. Questione-se: Quem vai atuar diretamente no assunto? Quem realmente precisa acompanhá-lo? Posso comunicar sobre isso de outra maneira?

:: Cuide da forma como você se comunica. Seja no celular ou e-mails, quando você emite bem uma mensagem, a tendência é que o outro também se preocupe com isso, o que gera maior eficiência na comunicação.

Por isso, invista tempo para estruturar o que escreve, procure ser claro, objetivo. Utilize parágrafos no seu texto, destaque por cor, sublinhado ou negrito o que for mais importante, alerte as pessoas por nome. Se existe alguma ação que deve ser feita, seja explícito. Em e-mails, use títulos diferentes para assuntos distintos, de modo que as pessoas visualizem rapidamente que o tema da conversa mudou.

Também, evite mensagens desnecessárias, principalmente pelo celular – nada de repassar vídeos, fotos, correntes a todo momento. Você corre sério risco de não te darem a devida atenção quando realmente for preciso.

:: Quando tiver de lidar com um problema, primeiro resolva-o e só depois documente a resolução. É tentador trocar infinitas mensagens com muitas pessoas para se resolver algo, o que se torna pouco eficiente. Ao invés disso, chame uma reunião rápida, somente com quem tem autonomia para identificar, discutir e resolver a questão. Pessoas com o conhecimento do tema e processos, e que possam contribuir efetivamente. Só então, quando tudo estiver resolvido, documente o que for preciso.

:: Simplifique constantemente: reveja processos e fluxos de trabalho, sempre. Será que é preciso tanta gente para uma única atividade? Estou alocando as pessoas certas nos projetos corretos?

Uma boa dica é estipular uma reunião contínua, mensal ou bimestral, de 1 hora, para avaliar o que precisa ou não ser eliminado ou alterado. Divida esse tempo em brainstorming (30 minutos), avaliação do que foi levantado (15 minutos) e plano de ação ao final, com checklist de próximos passos e responsáveis.

:: Use a tecnologia em seu favor – você está aproveitando ao máximo as ferramentas que a empresa oferece? Se você possui equipe, reflita em conjunto sobre o que funciona para sua realidade, como aproveitar os recursos e o que pode ser melhorado.

Até a próxima!