qua, 18 de abril

A cultura do erro pode deixar sua empresa lenta e burocrática. Mude isso com 6 dicas

No último post “Sobrevivendo na complexidade: Excesso de informação pode paralisar você. Como lidar com isso?” falamos um pouco do que esse cenário provoca em nosso dia a dia profissional. Hoje vamos abordar como isso afeta as empresas.

Sabemos que a gente vive uma pressão enorme para tomar decisões rápidas num contexto em que as informações mudam muito rápido. Com isso, o risco de errar é muito maior. Sem contar que, como todo mundo tem acesso a tudo hoje em dia, fica bem fácil se achar um “culpado”, que pode ser você.

Tomar uma decisão se tornou algo que deve ocorrer com muita, muita cautela no mundo empresarial. Ninguém mais quer se arriscar por receio de retaliações. Gestores ficam cheios de dedos ao tentar algo novo. Dar autonomia aos funcionários, então, nem pensar – afinal eles podem trocar os pés pelas mãos e eu (líder) posso pagar por isso.

É assim que o conservadorismo e a burocracia tomam conta das empresas. O risco iminente faz com que as organizações criem cada vez mais regras, sistemas e controles para garantir a redução do erro e a adesão às políticas corporativas. E, nessa toada, o espaço à criatividade e inovação fica cada vez menor.

O que essas empresas não entendem é que quando somos responsabilizados por erros e ações, o comportamento natural e mais fácil é buscar proteção em regras, naquilo que é conhecido e seguro. O que gera aquela postura defensiva, em vez de estimular a atitude de dono para se resolver o problema. As pessoas acabam gastando uma energia infinita buscando a autodefesa, em vez de direcioná-la para algo que traga maior produtividade.

Claro que estamos falando de uma situação extrema. Mas muitas corporações estão caindo nessa cilada sem se darem conta. Por isso, é importante instaurar uma cultura de tolerância, que abra portas ao aprendizado contínuo e à inovação.

 

6 dicas para criar uma cultura aberta ao aprendizado

:: Ressignifique a palavrar errar. Afinal, só aprendemos com o erro. Mas, um erro pode ter consequências graves, a gente sabe disso. Os pontos são: deixar clara a diferença entre errar e fracassar (qual o fim de jogo); reforçar que a busca pelo erro objetiva corrigí-los e não castigar quem os cometeu; fazer com que as pessoas entendam quais são os limites, qual o contexto onde é possível trabalhar; e o que é e deve ser o custo do aprendizado.

A primeira coisa que podemos fazer para criar um ambiente de aprendizado – e não fracasso – é partir da premissa que ninguém tem a intenção de errar. Você conhece alguém que goste de cometer erros? Pense nisso.

:: Comece considerando que todos os erros são de processos. Mude o foco e enxergue os erros como consequência de processos mal desenhados, ou seja, que levaram alguém a errar.

As perguntas que devem nortear a procura por um erro são: O que a pessoa interpretou errado? O que a fez tomar tal decisão? Que premissa estava errada? O que não se sabia ou não estava claro? O que desencadeou o problema? Qual a sequência?

Erros geralmente são o resultado de uma sequência de eventos. Então, procure se concentrar menos no acontecimento final e mais onde tudo começou. Quando existe a cultura de se procurar a falha de processos, em vez de se achar culpados, fica muito mais fácil corrigir a rota e evitar que a situação se repita. Até porque as pessoas ficarão menos preocupadas em esconder o que deu errado e passam a ser mais proativas na procura pela solução.

:: Simplifique o que pode dar errado. Há muita coisa simples que pode ser incorporada em um processo para evitar erros. Simplificar um processo tem de levar em consideração como as pessoas que devem fazê-lo pensam e atuam. Um exemplo: se seu filho nunca põe a roupa suja no cesto com tampa, pode ser que a questão seja trocar o cesto atual por um que abra mais fácil, ou mudar o cesto de lugar.

:: Informe a todos sobre os pontos fracos do sistema. Um bom exercício para ser feito com a equipe é pegar um processo simples qualquer e anotar tudo o que pode dar errado. Você vai ficar surpreso com o número de potenciais falhas! E imagine se o processo fosse mais complexo…

Existe uma tendência de esconder os pontos fracos de nossos sistemas, produtos e processos, quando deveríamos fazer justamente o contrário. Quando todo mundo conhece o que pode dar errado, as pessoas ficam mais alertas e preparadas para identificar e reagir aos problemas que surgirem.

:: Gerencie riscos. Melhor do que pensar em erro é analisar riscos. Toda decisão envolve riscos e não adianta fugir disso. Mesmo porque, como tudo muda muito rápido, o que é sem risco hoje pode ser muito arriscado amanhã.

Por isso, dê foco aos fluxos do processo de acordo com o nível de risco. Isso não é para justificar o erro, mas para diminuir sua ocorrência ou consequências graves. Lembre-se também que quanto menor o risco, maior será seu custo, quase que proporcionalmente. Assim, devemos tomar cuidado para que o excesso de preocupação não nos deixe paralisados por falta de arriscar um pouco. O importante é dimensionar o tamanho do risco e os resultados disso.

:: Ensine os funcionários as consequências dos erros em potencial. É preciso entender que normalmente os erros têm implicações que envolvem outras pessoas, que a responsabilidade é compartilhada com o grupo e que certas ações podem ter resultados graves. Por isso, é melhor não escondê-los, deixar todo mundo avisado sempre, para que todos possam agir juntos.

 

No final das contas, tudo se baseia em comunicar de forma antecipada, resolver em vez de acusar, não repetir o erro e compartilhar responsabilidades. Criar um ambiente aberto, no qual as pessoas se sintam seguras em comunicar possíveis problemas.

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[foto:freepik.com]